Szkolenia Gastro-Hotel

Patroni









 

GKlogo mini

 

gk24 mini







ORGANIZACJA PRACY W RECEPCJI –


CZ II


Recepcjoniści. Podstawowym zadaniem recepcjonistów jest dokonywanie przyjęcia gości (check-in), obsługa ich w czasie całego pobytu i wymeldowanie (check-out). Aby dobrze realizować te główne zadania muszą wykonywać szereg innych czynności zapewniających sprawną pracę recepcji. Przejmując zadania od poprzedniej zmiany muszą zwrócić szczególną uwagę na:
• informacje związane z oczekującymi zleceniami gości,
• przesyłki i informacje pozostawione dla gości, a oczekujące na przekazanie,
• spodziewane przyjazdy gości, szczególnie gości VIP, grup (checklisty, plan pokoi, przygotowanie kart pobytu i kluczy), ewentualne overbookingi,
• spodziewany przepływ gości niemieszkających w hotelu (konferencje, bankiety itp.),
• status pokoi przeznaczonych do sprzedaży, wyłączenia pokoi z eksploatacji,
• planowane imprezy w hotelu,
• sygnalizowane wyjazdy i konieczność przygotowania check-outu.
Jeśli pełnią jednocześnie obowiązki kasjerów, muszą porównać stan kasy z raportem kasowym i dokonać przyjęcia, sprawdzić druki ścisłego zarachowania pod względem numeracji, dokumentację sejfu. Powinni też skontrolować sprawność urządzeń (terminale do kart, kodery do zamków, kasa fiskalna, system recepcyjny).

Recepcjoniści powinni:
• na bieżąco uzupełniać i korygować grafik pokoi, dziennik zmian pokoi i okresu pobytu gościa;
• sporządzać informacje dla służby pięter, które pokoje należy przygotować do sprzedaży (sprzątnąć lub poprawić), gdzie przygotować wstawki, kwiaty i list powitalny, gdzie goście mieli specjalne życzenia (dostawki, pościel przeciwalergiczna, łóżeczko dla małego dziecka, miska dla zwierząt itp.), którzy goście będą wyjeżdżać;
• śledzić stan zadłużenia gości;
• sprawdzać bilingowy rejestr rozmów telefonicznych;
• kontrolować Pay-TV;
• dla gastronomii powinni sporządzić listę śniadań wraz z ilością gości i numerami pokoi;
• dbać o dostęp gości do aktualnej prasy i informatorów hotelowych, miejskich i regionalnych;
• przyjmować informacje i przesyłki dla gości i przekazywać je;
• wykonują szereg raportów bieżących i okresowych, oraz analizy sprzedaży (obłożenia, średnich cen).
Wszelkie czynności związane z bezpośrednią obsługą gości recepcjoniści wykonują wg obowiązujących w hotelu procedur.

Kasjer lub recepcjonista:
• otwiera rachunki gości, grup, lub klientów niemieszkających w hotelu;
• prowadzi i przegląda rachunki;
• wystawia faktury VAT lub paragony fiskalne;
• kontroluje, by wszystkie obciążenia stałe i obciążenia wynikające z rachunków cząstkowych za usługi dodatkowe realizowane w kredycie hotelu były odpowiednio zafakturowane;
• sprawdza prawidłowość rachunków cząstkowych, szczególnie, czy podpisane są przez gościa;
• sporządza raporty kasowe i raporty form płatności bezgotówkowych, kart kredytowych i płatniczych, czeków, voucherów;
• dokonuje rozliczeń prowizji dla biur podróży;
• sporządza faktury korygujące;
• prowadzi rejestr faktur VAT;
• jeśli kasa jest też kasą walutową, prowadzi tabelę kursową, wymienia waluty, lub dokonuje skupu walut.

Rezerwacja:
• dokonuje rezerwacji pokoi dla gości indywidualnych i grup wraz z bieżącym bilansowaniem zasobów;
• definiuje na bieżąco typy pokoi i ich ilości w allotmentach oraz urealnia wykorzystanie allotmentów;
• śledzi kartotekę gości stałych i „czarną księgę”;
• kontroluje cenniki w odpowiednich okresach sprzedaży oraz dopuszczalne poziomy overbookingu;
• jest sprzedawcą, musi więc bardzo dobrze znać pełną ofertę hotelu, cenniki, system rabatów i programów lojalnościowych, korporacyjnych i partnerskich;
• po dokonaniu rezerwacji sporządza potwierdzenia rezerwacji i wysyła odpowiednimi kanałami do klientów;
• prowadzi grafik rezerwacji i sporządza listę przyjazdów gości i grup na dzień następny.
 
Teresa Kucharska
 
Kontynuacja artykułu w następnym numerze Magazynu Targowego GH oraz na stronie www.gastro-hotel.pl, w zakładce: Magazyn Targowy „Warto przeczytać”. Zapraszamy do lektury.

Zapraszamy na szkolenia podczas targów Gastro-Hotel.


Współpracujemy z:

culinary com pl www poradnikrestauratora com pl  gk24 pl Targi

nadmorze pl hotwpol Targi

e-konferencje pl targi gastronomiczne targi hotelarskie targi hotelarskietargi turystyczne

turystyka24h pl papaja pl targowestoiska info Targi